Ефективноста на менаџментот на физички архива на компанијата зависи од имплементација на алатки и специфични методиТоа е од клучно значење за бизнис за да се занимава со неговите документи. Многу повеќе од само правна присилба да се усогласат, архивирање е неопходност. Раководството на тековна евиденција, среден и менаџмент на архиви за две услуги не поделено и координирани меѓу нив се: архиви услуга и евиденција на складиштето. Како таква, архивирање на хартиените документи е процедура која може да биде брзо комплекс ако правила и добри практики, ако тие не се исполнети, во однос на двете класификација во чување. Без оглед на формата или активност на компанијата за менаџмент на архиви е неопходност. Таа почна нежно, иако тоа е врз основа на акции априори едноставна: целта на архивот е од една страна, да се задржи и да ги задржи документите на друштвото во добра состојба, а од друга страна да се најде нив или да ги врати во секое време. Тоа е причината зошто, тоа не е намалена на едноставен за чување, со цел да се усогласат со периодот на задржување на документи, но се заснова на сеопфатна менаџмент на хартија архива, која е дел од архивирање на политики кои ќе бидат ефективни и одржливи, од создавањето до уништување на архиви. Раководството на тековната и средно архиви за административни цели бара одредени алатки и специфични методи, водејќи сметка за поставување на ограничувања поврзани со управување со документи. Оваа архивирање постапка бара повеќе строгост и логика, бидејќи тоа вклучува: менаџмент на просторно архива (и архивите) може да не се импровизирани. Спроведеме моќна и докажано помага да се обезбеди достапност, сигурноста и интегритетот на документи. Овој систем обезбедува поддршка на документ од неговото создавање до неговото архивирање. Тој нуди многу можности, како што се спроведувањето на постапките и пристапни права. Во однос на регулативата за да се усогласат со, постојат ISO стандарди кои се специфични за архивирање, а особено стандардот ISO 15489 кој гарантира: За конкретниот случај на службени документи, стандардот ISO 22310 обезбедува регулирање на нивните пишување значи дека стандардот ISO 23081, како да се таа е задолжен за регулирање на податоци евиденција. Овие ISO стандарди или НФ се пренесуваат до показател, тие не се задолжителни и не се секогаш гаранција за најголема професионалност. Ова никогаш нема да се повтори доволно, не се измамени од страна на стандарди. Тоа е во размена со трети лица archiver, во нејзиното искуство, и нејзиното разбирање на вашите вистински потреби, ќе се најде на говорникот треба.
Архивите се достапни на сите документи создадени или добиени од бизнис за време на фискалната година на нејзините активности.
Како резултат на тоа, тие мора да бидат сочувани: тие ги пронајдат сите економски и социјални активности на компанијата.
Како да се нивните супстрати, тие се различни: актуелната управување зависи од типот на медиа за да ги зачувувате и да ги класифицира, но исто така и за архивирање на политиката усвоена од страна на компанијата (соодветни за својата организација и вид на активност), како посебен вид на секој архива (теорија на три возрасти): Вообичаени Прашања со кои се соочува, и донесувачите на политики во областа на класификација и архивирање на корпоративни документи поднесување на документи на друштвото ги исполнува основните правила да се следат за да се класифицираат корисно, ефикасно и одржливо во збир на документи на компанијата. Едно време или друг, компанијата се соочува со проблемот на архивирање и поднесување кои мора да се управува, по што се произведени или примена. Нека натуткани на документите не е решение Да се најде здрава состојба, постојат процедури на ранг назначен од страна на генерички термин за Евиденција на Управување.
Тоа е алатка за евиденција за управување со која се препорачува да се третираат како на нивното создавање: Своите овластувања е поради тоа ограничен на сегашните и средно архиви, а земајќи ги во предвид: точка на гледање на стандарди и прописи, Евиденција Менаџмент е процесот на архивирање, исто така кутија.
Евиденција за Управување со е објектот во 2001 година на меѓународниот стандард ISO 15489, стекнати во 2002 година, од страна на здружението française de normalisation (AFNOR) под наслов НУ ISO 15489. Евиденција на Управување, според тоа, има за цел да ја сними како и разгледување на самиот документ од неговото создавање и, затоа, течението на документарен филм за процесот. Ова е причината зошто тоа вклучува во својот пристап класификација план или на класификација план, вклучувајќи: Она што ги разликува класификација на чување, тоа е убава и добро се стави во место течението на управување според класификацијата шема логично и хиерархиска. Затоа е од суштинско значење за служба задолжена за спроведување на класификација план побара вистинската прашања, имено: класификација на тековна евиденција е од фундаментално значење, тоа е кажано за да бидете оригинални и доследно се должи на фактот дека тој мора да се почитува животот на архиви и дека тоа е одраз на активност на компанијата. Да го стори тоа, класификација е направена од создавање на архива и не по факт, ниту, пак, да се намали застојот во купот на архиви чуваат без процесуирани или подредени. За тоа како да се класифицираат, тоа бара строгост Тоа е валиден метод, без оглед на видот на архиви (струја, привремени, final). Тоа е врз основа на разлика за да се направени од природата на материјалот: рангирање е брз и ефикасен кога се почна како почетокот на производство фаза на архиви. Затоа, јасно е дека формирањето на класификација план не е импровизирани и бара многу барања со цел да бидат ефективни. Тоа е зошто тоа мора да биде структуриран за да се прилагодат: Тоа мора да падне постојано се во очекување на истражување на документи (како да се лесно да се најде документ.) и затоа треба да биде сеопфатна. Структурно, планот на класификација работи во логички и структуриран начин. Документите се категоризираат и дистрибуирани според логичка шема и хиерархија од општо кон посебно. Целта е за да се вклучат сите документи, без губење на прецизноста. Неговата сеопфатна природата се должи на фактот дека тој е надлежен за поднесување на сите документи одраз на задачи на компанијата, нејзината активност. Целиот збир на документи да бидат класифицирани без оглед на типот на медиум за складирање (хартија, фотографија, CD rom, електронски податоци) Конечно, постојат три видови на класификација план според видот на дејноста на компанијата (функции и активности), неговата организација (структура работа) и од објектот. Како архива на компанијата се одраз на неговата активност, а предност, било внимание е дадено на класификација шема функционална. Сепак, комбинација на методи не е да се исклучат, под услов, се разбира, не се мешаат база на поделбата, и го стави сите папки во исто ниво. Конечно, успехот на класификација шема ќе зависат од обезбедувачот на архивот кој се изгради резултат на совршено познавање на работа, активности на компанијата и услугата тоа успева. Ова е причината зошто истрагата претходно е неопходно да се развие план на класификација на фактот"наменска". Благодарение на спроведувањето на Евиденција на Управување во компанија која што сака да ефикасно да управуваат со своите архиви, сега е можно за оваа последната: менаџмент на архиви предмет на планот на ефективни за класификација на води неизбежно да се добие на време и продуктивноста на компанијата и намалување на управување со трошоците оди во иста насока. Во суштина, класификација систематизирани архиви вклучува циркулацијата и пристап значително се олеснети, а со тоа би придонеле да се развие перформанси на компанијата. Логиката на архивирање мора да се земе во предвид и траењето на законската заштита на документи со цел да се утврди колку долго производител има интерес да се зачува својата архивски материјали, и судбината на овие документи на крајот на овој период на време. Пописот Книга комбинирање на количината и вредноста на средствата и обврските утврдени во инвентар.
На книга која содржи текстови на книгата-весник распределени според планот на сметките на компанијата, за одржување и проверка на книгите е потребно.
